Comisiwn y Cynulliad
Assembly Commission
NAFWC 2011 (Papur 5)
Y wybodaeth ddiweddaraf am faterion cyfredol
Dyddiad: Dydd Mercher
29 Mehefin 2011
Amser: 11:30-13:00
Lleoliad: Ystafell Gynadledda 4B
Enw’r awdur a’i rhif
ffôn: Claire
Clancy, estyniad 8233
1.0 Diben
1.1 Mae’r papur hwn yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Comisiwn am nifer o faterion allweddol sydd ar waith ar hyn o bryd.
2.0 Llif gwybodaeth
2.1 Ers 2007, bu’r Gwasanaeth Ymchwil yn rhan o drefniant, a roddwyd ar waith gan y Llywodraeth, lle nad oes modd cysylltu’n uniongyrchol â swyddogion Llywodraeth Cymru i gael gwybodaeth y gofynnir amdani ar ran Aelodau.
2.2 Rhaid i bob cais, waeth beth yw ei gynnwys na’i gymhlethdod, gael ei gyflwyno’n ysgrifenedig, trwy swyddfa breifat y Gweinidog perthnasol. Pan fydd y swyddfa breifat yn fodlon â’r geiriad, bydd yn trosglwyddo’r cais i swyddogion polisi, a fydd yn anfon eu hymateb yn ôl i’r swyddfa breifat ar gyfer ei wirio gan y Gweinidog.
2.3 Tua 12 y cant yn unig o ymholiadau’r Gwasanaeth Ymchwil sy’n cael eu cyfeirio at y Llywodraeth. Ar gyfartaledd, yr amser ymateb gan y Llywodraeth yw 17 diwrnod gwaith. Fel llwybr i’r Aelodau at wybodaeth ffeithiol a gedwir gan y Llywodraeth, mae’r Gwasanaeth Ymchwil felly’n arafach ac yn fwy cyfyngedig na’r llwybrau sydd ar gael i’r cyhoedd yn gyffredinol. Nid oes unrhyw ddeddfwrfa arall yn y DU, nac ychwaith, hyd y gwyddom, unman arall yn y Gymanwlad, yn gweithredu fel hyn.
2.4 Yng ngoleuni effaith y cyfyngiad hwn ar y gwasanaethau sydd ar gael i Aelodau gyflawni eu swyddogaethau strategol, bu Cadeirydd y Bwrdd Taliadau’n gohebu â’r Prif Weinidog am y mater hwn. Yna, gwnaed argymhelliad gan y Bwrdd y dylai’r Comisiwn ystyried ymgysylltu â Llywodraeth Cymru i roi trefniadau ar waith sy’n cyfateb i’r trefniadau mewn sefydliadau seneddol eraill yn y DU. Byddai hwn yn wasanaeth a fyddai wedi’i seilio ar yr egwyddor bod gan Aelodau unigol a phwyllgorau flaenoriaeth o ran yr hawl i gael gwybodaeth a gedwir gan Lywodraeth Cymru ac y dylai staff y Gwasanaeth Ymchwil, sy’n gweithio ar ran Aelodau, allu cyfathrebu’n uniongyrchol â swyddogion Llywodraeth Cymru.
2.5 Ar ôl ymgynghori â chydweithwyr yn y Cabinet, mae’r Prif Weinidog wedi cytuno ag argymhelliad y Bwrdd y dylai’r Gwasanaeth Ymchwil gael mynediad uniongyrchol at swyddogion Llywodraeth Cymru. Gall y Gwasanaeth Ymchwil gysylltu â swyddogion ar lefel penaethiaid canghennau neu uwch er mwyn cadarnhau gwybodaeth neu i ganfod lleoliad deunydd a gyhoeddwyd yn y gorffennol, a bydd modd iddynt anfon negeseuon e-bost yn uniongyrchol at swyddogion ar gyfer ceisiadau eraill yn hytrach na chyflwyno ceisiadau i swyddfeydd preifat. Anfonir copi o bob ymateb at y swyddfa breifat berthnasol pan anfonir hwy gan swyddogion y Llywodraeth i sicrhau bod Gweinidogion a Dirprwy Weinidogion yn ymwybodol o’r wybodaeth a ddarperir, a bydd y Llywodraeth yn cyhoeddi pob cwestiwn ac ymateb ar log datgelu ar ei gwefan.
2.6 Bydd Pennaeth y Gwasanaeth Ymchwil yn cyfarfod â swyddogion y Llywodraeth i gytuno ar brotocol a fydd wedi’i seilio ar yr egwyddorion hyn gyda’r nod o sicrhau y bydd ar waith o fis Medi ymlaen.
3.0 Materion ynghylch diogelwch
3.1 Ceisia’r Gwasanaeth Diogelwch ddarparu gwasanaeth gwerth gorau sy’n cyd-fynd ag anghenion busnes o ran ei effeithiolrwydd, ei effeithlonrwydd, hyblygrwydd, gwerth am arian a’i gyfraniad at sicrhau ysbryd da ymhlith y staff.
3.2 Yn dilyn y cynnydd yn nifer y digwyddiadau a gaiff eu cynnal ac yn dilyn agor y Pierhead ar y penwythnos, cynhaliwyd adolygiad gennym o strwythurau’r gwasanaeth a’r oriau gwaith, a daeth yn amlwg bod patrymau gweithio cyfredol yn golygu nad yw’r gwasanaeth diogelwch yn gweithredu yn y modd mwyaf effeithlon. Yn ystod y tymor, nid oes digon o staff Diogelwch i gefnogi gweithgareddau busnes craidd, digwyddiadau ac agor ystâd y Cynulliad ar benwythnosau. I’r gwrthwyneb, yn ystod y toriad, mae gormodedd o staff.
3.3 O ganlyniad, roedd costau gweithio goramser o £110,800 ar gyfer y flwyddyn ariannol 2010-11. Mae gweithio goramser yn dibynnu ar bobl i wirfoddoli, mae’n ddrud ac ni ellir ei gynnal yn yr hirdymor. Mae dibynnu ar weithio goramser ar brydiau wedi arwain at orfod cau adeiladau yn ystod oriau agor swyddogol.
3.4 Dechreuodd trafodaethau rhwng staff Diogelwch a’r Undebau Llafur ar yr opsiynau ar gyfer newid ym mis Hydref 2010, gyda’r nod o ddatblygu gwasanaeth mwy hyblyg a all ymateb yn gadarnhaol i batrymau gweithgaredd gwahanol trwy holl ystad y Cynulliad, ac i sicrhau bod cefnogaeth effeithiol i’r Pedwerydd Cynulliad.
3.5 Ar hyn o bryd dim ond 17 o’r 35 Swyddog Diogelwch yr effeithir arnynt gan y newidiadau hyn sydd wedi cytuno ar y telerau ac amodau newydd. Mae pob un o’r 17 wedi cael iawndal o £2,000.
3.6 Mae trafodaethau wedi parhau â’r 18 Swyddog Diogelwch arall, yn benodol gyda golwg ar ddeall pryderon unigolion ynghylch sicrhau cydbwysedd rhwng cartref a gwaith a chanfod sut y gellir rhoi ei briod le i hyn o fewn patrwm gweithio mwy hyblyg.
3.7 Mae adolygiad arall o’n cynigion wedi nodi y gellid gweithredu’r patrymau gwaith newydd pe byddai 12 swyddog arall yn cytuno ar y telerau ac amodau newydd. Byddai hyn yn galluogi inni ddileu’r mwyafrif o’r goramser. Yna gallai’r staff sy’n weddill aros ar eu patrymau gwaith presennol a’u cynnwys o fewn y strwythur newydd.
3.8 Os na allwn sicrhau bod y nifer gofynnol o Swyddogion ar y telerau a’r amodau newydd, bydd angen cymryd camau pellach. Mae rhagor o wybodaeth am yr opsiynau sydd ar gael i’r Comisiwn i’w gweld yn Atodiad A.
4.0 Dyfarnu’r contract arlwyo
4.1 Yn unol â gostyngiadau mewn gwariant cyhoeddus, nododd y Comisiwn diwethaf yr angen i leihau’r cymhorthdal a’r gost o wasanaethau a gontractir, yn cynnwys arlwyo. Roedd yn sylweddoli’r effaith andwyol tebygol a gâi gostyngiad o’r fath ar staffio i gontractiwr, a nododd y byddai’n rhaid i’r contractiwr llwyddiannus chwarae rhan fawr i gynorthwyo’r Cynulliad i sicrhau’r arbedion angenrheidiol.
4.2 Drwy adolygiad o’r fanyleb, roedd y tendr arlwyo yn nodi y dylid cynnal ansawdd y gwasanaeth dros oes y contract, ond, er mwyn sicrhau arbedion ariannol, roedd am leihau gwasanaethau mewn rhai meysydd.
4.3 Roedd y fanyleb ddiwygiedig yn nodi dau brif opsiwn. Yr opsiwn cyntaf oedd darparu, fel isafswm, y gwasanaethau sylfaenol a ddarperir ar hyn o bryd. Roedd yr ail opsiwn yn cynnwys gostyngiad o 40 y cant yng nghymhorthdal y Cynulliad dros dair blynedd gyntaf y contract.
4.4 Yn y naill opsiwn a’r llall, byddai disgwyl i’r contractiwr llwyddiannus weithio’n agos gyda’r Comisiwn i wneud cynnydd o ran ail-ddiffinio’r ddarpariaeth arlwyo, ac i newid o wasanaeth â chymhorthdal i ddull mwy masnachol o ran prisio a gwasanaeth.
4.5 Nododd y fanyleb bod y Cynulliad yn awyddus i ymchwilio i’r holl opsiynau er mwyn sicrhau’r gwerth gorau, ac, yn ychwanegol at ei ddau brif opsiwn, roedd yn annog rhai sy’n tendro i gyflwyno trydydd opsiwn i ddangos dull amgen o’u dewis hwy. Byddai hyn yn galluogi i gynigion masnachol creadigol gael eu gwneud.
4.6 Roedd yr arfarniad o’r ceisiadau am y tendr a chyflwyniadau gan y contractwyr yn cynnwys asesiad o ansawdd a chost. O gofio natur heriol y contract arlwyo a’r gofyniad i sicrhau arbedion, gwnaed asesiad risg pellach o gynigion ariannol y rhai a oedd yn tendro.
4.7 Nododd yr asesiad risg ariannol ar gyfer opsiwn 2 (gostyngiad o 40 y cant yn y cymhorthdal dros dair blynedd) fod risgiau ariannol uwch yn gysylltiedig â nifer o’r ceisiadau o ran amcanestyniadau gwerthiant, bwyd, llafur a chostau amrywiol er mwyn cyflawni’r arbedion canrannol.
4.8 Amcan sylfaenol y fanyleb oedd cynnal ansawdd a lleihau costau ar yr un pryd. Fodd bynnag, pe bai’r Comisiwn yn penderfynu peidio â bwrw ymlaen â gostyngiadau i’r cymhorthdal arlwyo, nododd canlyniadau’r arfarniad mai Charlton House oedd y mwyaf llwyddiannus yn y ddau opsiwn tendro.
4.9 Mae’r contract newydd wedi’i ddyfarnu i Charlton House, felly, ar y sail bod y cais a ddarparwyd yn gweddu orau i ofynion y Comisiwn o ran ansawdd a chost. Bydd y contract yn dechrau ar 4 Medi 2011 a bydd yn parhau am gyfnod o bum mlynedd.
5.0 Gwasanaethau dwyieithog
5.1 Yn dilyn cais gan Fwrdd yr Iaith Gymraeg i gyfarfod i drafod canfyddiadau ei ymchwiliad i Gynllun Iaith Gymraeg y Comisiwn, cyfarfu’r Llywydd, y Prif Weithredwr a’r Pennaeth Cyfathrebu â Phrif Weithredwr a Chadeirydd Bwrdd yr Iaith Gymraeg ar 15 Mehefin.
5.2 Roedd y cyfarfod yn un adeiladol dros ben a chanolbwyntiodd ar sut y gallai Bwrdd yr Iaith Gymraeg a’r Comisiwn weithio mewn partneriaeth i ddatblygu ein gwasanaethau dwyieithog yn y Pedwerydd Cynulliad. Rhoddwyd pwyslais ar sut y gallai Bwrdd yr Iaith helpu’r Comisiwn i ddod o hyd i ddull effeithiol ac effeithlon o sicrhau bod trafodion ar gael yn rhwydd yn y ddwy iaith, er enghraifft, drwy ymchwilio i’r defnydd o dechnoleg.
5.3 Cyhoeddodd Bwrdd yr Iaith ei adroddiad ar 16 Mehefin, ynghyd â datganiad i’r wasg, a oedd yn cyfeirio at ei fwriad i weithio gyda’r Comisiwn ar y ffordd ymlaen. Mae’r adroddiad ar gael ar wefan Bwrdd yr Iaith Gymraeg, a gellir anfon copïau at Gomisiynwyr ar gais.
5.4 Yn ei gyfarfod ym mis Gorffennaf, bydd y Comisiwn yn ystyried prif argymhellion adroddiad Bwrdd yr Iaith Gymraeg a’i ymateb i ganfyddiadau’r adroddiad; Bil drafft ar Ieithoedd Swyddogol a chynllun Ieithoedd Swyddogol drafft; a chynigion ar gyfer ymgynghori cyhoeddus dros yr haf.
6.0 Protocol ar gyfer tystion agored i niwed
6.1 Mae protocol, y gellir ei weld yn Atodiad B, wedi’i ddatblygu i nodi sut y dylai staff y Cynulliad Cenedlaethol, Aelodau’r Cynulliad a staff Cymorth Aelodau’r Cynulliad ymdrin â phersonau agored i niwed, yn benodol y rhai sy’n dod ac yn ymddangos gerbron pwyllgorau ac is-bwyllgorau’r Cynulliad fel tystion. Bydd y protocol yn arbennig o ddefnyddiol ar gyfer y rhai sy’n dod i gysylltiad rheolaidd â thystion. Mae rhannau o’r protocol hefyd yn berthnasol i faterion sy’n codi, a digwyddiadau a gynhelir, y tu allan i gyfarfodydd pwyllgor ffurfiol y Cynulliad.
6.2 Ymhlith amcanion y protocol hwn mae sicrhau bod Aelodau’r Cynulliad a staff:
· yn ymwybodol o egwyddorion cyfle cyfartal wrth ymdrin â’r rhai sy’n dod i gysylltiad â phwyllgorau’r Cynulliad;
· yn ystyried y ffyrdd mwyaf priodol o gasglu gwybodaeth gan dystion, a defnyddio’r trefniadau arbennig priodol;
· yn ymwybodol o’r angen i amddiffyn tystion agored i niwed ac i gefnogi eu hanghenion unigol cyhyd ag sy’n briodol yn yr amgylchiadau ac yn rhesymol ymarferol hefyd;
· cymryd cyfrifoldeb am, a deall eu rôl i amddiffyn tystion sy’n agored i niwed;
· deall eu cyfrifoldeb i adnabod a nodi achosion posibl o gamdrin neu niwed fel bod modd i dystion agored i niwed gael eu diogelu rhag niwed pellach;
· yn gwybod yn fras am fodolaeth partneriaid allanol ac asiantaethau cyfeirio perthnasol fel y Comisiynydd Plant, yr Heddlu, NSPCC, y Gwasanaethau Cymdeithasol ac ati; ac
· yn cael hyfforddiant sy’n briodol i’w rolau a’u cyfrifoldebau.
6.3 Byddai’r protocol yn cydfynd â dyletswydd statudol y Cynulliad i sicrhau Triniaeth Gyfartal, y Cynllun Cydraddoldebau Sengl a’r Datganiad Cydraddoldeb Strategol, yn ogystal ag unrhyw brotocol amddiffyn plant a hyfforddiant /deunydd hyfforddiant a gaiff ei ddarparu.
6.4 Gofynnir i’r Comisiwn gymeradwyo’r protocol. Os caiff ei gymeradwyo gan y Comisiwn, bydd disgwyl i holl staff ac Aelodau’r Cynulliad gydymffurfio â’r protocol, a byddant yn cael eu hannog i wneud hynny.